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私隱政策聲明

1. 簡介

就《本聲明》而言,「按揭證券公司」指香港按揭證券有限公司,而「按揭證券公司集團」指按揭證券公司及其附屬公司(包括但不限於香港年金有限公司、香港按證保險有限公司及香港按揭管理有限公司)。《本聲明》中使用的「我們」及「我們的」(按文義要求)指任何一間或多間按揭證券公司集團的成員(包括其承讓人及受讓人)。

 

《本聲明》的主要目的,是就我們辦理個人資料、所持有個人資料的種類、使用或將會使用該個人資料的主要目的、以及應向哪一方提出任何查閱或改正資料的要求,通知閣下我們的政策及實務。

2. 我們的政策

我們尊重個人資料私隱。我們的政策,是遵守《個人資料(私隱)條例》(「條例」)及由個人資料私隱專員公署不時發出的相關實務守則。我們會確保員工遵守《本聲明》所載的政策及實務,並於履行該承諾時維持適當的保安及保密標準。

3. 我們的實務

3.1 計劃客戶

(a)

持有的個人資料類別:就任何由按揭證券公司集團的任何成員不時提供或營運的財務、保險、信貸支援、退休計劃、客戶或會員及相關計劃、服務及產品(例如購買按揭貸款計劃、按揭保險計劃、安老按揭計劃、中小企融資擔保計劃、保單逆按揭計劃及小型貸款計劃)(「計劃」),我們收集或索取,持有並使用不同類別人士的個人資料:

 (i)

該些個人資料可能包括但不限於身份確認資料(視乎涉及的計劃而定)(包括姓名、香港身份證號碼或護照號碼)、聯絡資料、地址、年齡、出生日期、出生地點、稅務居民司法管轄地、該管轄地的稅籍編號、性別、與其他資料當事人(見下述定義)的關係、個人簡歷、財務資料、健康狀況、病歷、醫療診斷和費用、銀行賬戶資料、就業及薪酬資料、教育背景及專業資格、過往貸款記錄、破產/債務重組狀況、所持有或擁有的物業、保險單和其他資產的資料,及於申請、要求、查詢、投訴或回饋意見期間所提供的任何資料;及

 (ii)該些不同類別人士包括但不限於:
  (1)

計劃下或與計劃相關的現有及潛在申請人、借款人或客戶/用戶(包括保單持有人、索償人、受益人及/或受保人);

  (2)

公司申請人、借款人或客戶/用戶的股東、董事、控制人、高級人員及管理人員,以及其附屬公司或相關實體的該等人士;

  (3)

合夥經營商號的合夥人或其成員,或申請人、借款人或客戶/用戶的代表、代理人、受權人或被提名人;及

  (4)

其他在計劃下的有關人士,如擔保人及為客戶或借款人提供財務支持或信貸支援的人士、與客戶或借款人共同持有用以繳交或收取計劃款項的聯名銀行戶口持有人,及任何就計劃或在計劃下提供支援服務(如指導服務)的其他人士,

  

(統稱「資料當事人」)。

 

《本聲明》中所有對「計劃」的提述包括就計劃可能不時進行的優化措施。

(b)

如何使用個人資料:視涉及的計劃及相關資料當事人擔當的角色而定,我們可能為下述目的使用資料當事人的個人資料,並將個人資料披露及/或轉移至以下第3(c) 段所列人士,供其為下述目的使用:

 (i)

處理、評估及釐定就計劃提出的申請及要求,包括財務需求分析或支付指示(有關申請/要求可能由資料當事人向我們及/或我們的商業伙伴所作出),並且在申請/要求獲批核後,遵守計劃的條款;

 (ii)

管理、維持並營運計劃(包括行使計劃下的權利及完成責任),並履行任何相關的職責和活動(如維持網上及其他服務);

 (iii)

處理與計劃有關的任何貸款、保險或其他信貸支援(包括但不限於再保險安排);

 (iv)

進行核保審查、身份核查及/或信貸調查(如有需要);

 (v)

釐定及追討(及協助任何計劃參與者(定義見下文)追討)在計劃下的任何負債款額;

 (vi)

資料當事人及/或計劃參與者計劃提出或將提出,或在其他方面涉及資料當事人及/或計劃參與者的任何索賠或款項提取申請有關的任何目的(包括但不限於就該等索賠或款項提取申請進行處理、分析、調查、評估及釐定);

 (vii)

處理在計劃下資料當事人及/或計劃參與者提出,或在其他方面涉及資料當事人及/或計劃參與者的任何回饋意見、查詢或投訴(例如,於電話熱線查詢計劃時所提供的個人資料或會被錄音,供我們查證並回覆來電者);

 (viii)

任何內部管理用途;

 (ix)

就我們、任何計劃計劃下的任何帳戶進行審計、審查或審核;

 (x)

管理及處理就任何計劃資料當事人作出(或涉及該資料當事人)的任何日後申請;

 (xi)

資料當事人涉及的任何計劃進行追討(包括在強制執行該資料當事人於一項計劃下的付款責任時,使用其於另一計劃下提供的資料);

 (xii)

進行信貸或資格評審、客戶研究及分析,設立並維持資料庫及信貸評分模式,或進行其他研究及統計分析;

 (xiii)

資料當事人的一般溝通(如任何計劃的任何更新或變更)、提供任何計劃下的獎賞予資料當事人及作客戶關係管理用途;

 (xiv)

依照任何法例、規管、司法、法定、業界或行政的不時要求,遵守任何披露、呈報、篩選、監察、記錄保存、支付款項、預扣款項、存檔或通知或其他類似責任,包括依從適用的法律、規則、規例、實務守則、指引或國際及政府間的協議(不論是香港或任何其他相關司法管轄區),包括但不限於自動交換資料海外帳戶稅收合規法案,以及有關打擊洗錢、反恐怖分子資金籌集、制裁或反貪污的法律、規例、指引及協議;

 (xv)

協助香港或香港以外其他地方的警方或其他政府或監管機構執法及進行調查;

 (xvi)

資料當事人或其他人士的資料比較以進行信貸調查、執行索賠、資料核實或以其他方式產生或核實資料,不論有關比較是否為對該資料當事人採取不利行動而進行(若有關比較構成條例下的「核對程序」,我們須符合條例下的相關要求);

 (xvii)

防止及偵查罪案,其中包括欺詐及任何形式的金融罪行;

 (xviii)

與任何政府部門或機構(包括但不限於香港房屋委員會、香港房屋協會、市區重建局、社會福利處及稅務局)所提供的資料進行核實和比較,及/或通知相關政府部門或機構並向其披露該核實和比較結果及資料當事人的個人資料,而該相關部門或機構就有關結果有可能向資料當事人作出行動;

 (xix)

就實際或建議轉讓或轉移我們在任何計劃下的利益的任何目的;

 (xx)

設計新產品及服務或優化我們現有的產品及服務(包括財務、保險、信貸支援、退休計劃、客戶或會員及相關的計劃、服務及產品);

 (xxi)

促銷及推廣任何計劃及其他支援服務,並為其進行廣告宣傳(其中包括以下第3.1(d) 段所述的直接促銷);及

 (xxii)

與上述任何目的直接有關的其他相關目的或資料當事人同意的其他目的。

 

就上述第3.1(b)(i) 段而言,「商業伙伴」指(1)參與計劃、(2)獲授權作為我們的代理以銷售計劃或(3)根據協議介紹任何業務于我們的銀行或其他財務機構、非政府機構及其他任何人士/實體(統稱「計劃參與者」)。

(c)

披露個人資料我們持有的任何個人資料會予以保密,但我們可為或就以上第3.1(b)段所列的目的,向以下人士提供該資料(不論在香港境內或境外):

 (i)

按揭證券公司集團的任何成員;

 (ii)

計劃有關的、或與追討計劃下涉及資料當事人的任何索賠或欠款有關的任何計劃參與者(視何者適當而定);

 (iii)

按揭證券公司集團的任何成員就其業務營運提供行政、申請或索賠處理、通訊、資料分析、資料處理或存儲、盡職調查、資訊技術、電腦、付款、債務重組、證券結算、債務追討、財務、郵寄、印刷、推廣、廣告宣傳或公關服務/設施的任何代理人、承辦商或第三方服務供應商;

 (iv)如適用,任何估值師及醫療服務提供者;
 (v)

如適用,計劃下的任何再保險人(包括該再保險人的任何再保險人)或就計劃提供財務支援的任何實體;

 (vi)

任何核數師、會計師、稅務顧問、律師、顧問或其他專業顧問;

 (vii)

香港或香港以外其他地方的任何法院、裁判院或行政、政府或規管機構,或執法機關(包括本地或外地的稅務機關);

 (viii)

我們在任何計劃下的任何利益的任何實際或建議承讓人或受讓人;

 (ix)

任何信貸資料服務機構,及在涉及資料當事人違約時,任何債務追收代理或提供索償或調查服務的公司;

 (x)計劃下的任何共同申請人或共同借款人,及就資料當事人計劃下所承擔的責任建議提供或正在提供財務支持或信貸支援的任何人士;
 (xi)

在有關資料當事人並會影響計劃的任何破產或類似的訴訟中(包括但不限於破產、清盤或接管)(視何者適用而定)代表我們的任何人士(例如破產案受託人、清盤人或接管人);

 (xii)

就直接促銷目的而言,下文第3.1(d)段所列明的任何人士;及

 (xiii)

資料當事人同意的其他人士。

(d)

在直接促銷中使用個人資料及將個人資料提供予其他人士我們擬把資料當事人的個人資料用於直接促銷,而為該用途我們須獲得有關資料當事人的同意(包括表示不反對)。就此:

 (i)

有關按揭證券公司集團成員不時持有的資料當事人姓名、聯絡資料、産品及服務組合資料、交易模式及行爲、財務背景及人口統計數據,可由該成員或按揭證券公司集團的其他成員用於直接促銷;

 (ii)

可用作促銷下列類別的服務、産品及促銷標的:

  (1)

財務、保險、信貸支援、退休計劃及相關服務及產品;

  (2)

獎賞、福利供應、客戶或會員、會籍、會所、推薦或優惠計劃及相關服務、產品、設施(如相關手提電話應用程式)及項目;及

  (3)在上述第3.1(d)(ii)(2)段所列之計劃、服務、產品、設施及項目下提供之產品及服務(類別包括財務、保險及銀行、物業代理及管理、會員服務、娛樂、維修及裝修、醫療保健及長者護理、電訊、零售商及網上商店的產品及服務、健康及醫療、運動及康樂、餐飲、旅遊及住宿服務、交通及物流服務、家居、服裝、食品及飲料、雜貨、出版、專業諮詢及慈善事業);
 (iii)上述服務、產品及促銷標的可能由有關按揭證券公司集團成員及╱或下列各方提供:
  (1)

按揭證券公司集團的任何成員;

  (2)

第三方金融機構及承保人;

  (3)

第三方獎賞、福利供應、客戶或會員、會籍、會所、推薦或優惠計劃供應商或營運商;及

  (4)

任何計劃參與者;及

 (iv)

除由有關按揭證券公司集團成員促銷上述服務、産品及促銷標的以外,有關按揭證券公司集團成員亦擬將資料當事人的姓名和聯絡資料提供予以上第3.1(d)(iii)(2) to (4)段所列的全部或任何人士(及就提供資料予按揭證券公司集團的任何成員而言,《本聲明》第3.1(d)(i)段所述的資料),以供該等人士在促銷該等服務、産品及促銷標的中使用,而有關按揭證券公司集團成員爲此用途須獲得資料當事人書面同意(包括表示不反對)。

 

如資料當事人不希望有關按揭證券公司集團成員如上述使用其資料或將其資料提供予其他人士作直接促銷用途,資料當事人可通知有關按揭證券公司集團成員行使其選擇權拒絕促銷。

   

3.2  求職者、員工及董事

(a) 

持有的個人資料類別我們收集或索取,並持有(1)現正申請我們轄下工作崗位的人士、(2)正受聘或借調於我們的人士、(3)待受僱及現有的主管人員及員工(包括借調員工及實習生)及(4)前主管人員及員工(包括借調員工及實習生)的個人資料。我們持有的其他載有 個人資料的紀錄包括我們股東的紀錄:

 

(i)

該個人資料可能包括但不限於身份確認資料(包括姓名、香港身份證號碼或護照號碼)、生物辨識資料(如指紋)、年齡、聯絡資料、履歷表、過往就業及薪酬的相關資料、教育背景及專業資格、培訓記錄、評核資料及參考資料;及

 

(ii)

我們亦會收集或索取,並持有將會享有或正享有我們任何員工福利的員工及主管人員之家庭成員的若干個人資料(包括身份確認資料,例如姓名、香港身份證號碼或護照號碼)。

(b)

如何使用個人資料一般而言,我們會持有及使用該個人資料作以下主要用途:

 (i)考慮聘用、委任或借調為我們的主管人員或員工;
 (ii)招聘、員工督導、培訓及人力資源管理;
 (iii)釐定及檢討薪金、花紅及其他福利;
 (iv)考慮及促進評核、晉升、培訓、事業發展、員工規劃、借調或調職;
 (v)員工福利、補償、工資及權益管理;
 (vi)為員工提供諮詢証明書;
 (vii)

管理強制性公積金計劃及職業退休計劃;

 (viii)

報稅;

 (ix)

員工紀律事宜;

 (x)

檢討聘用決定;

 (xi)

為履行職責所需的任何牌照、批准或註冊的申請、登記、寬免或豁免;

 (xii)

支援我們的發展;

 (xiii)

依照任何司法、法定或規管要求,遵守任何披露、呈報、存檔、或通知或其他類似的責任(包括依從適用的法律、規例及指引)(不論是香港或其他相關司法管轄區),而我們受其約束,或如未能遵守,會引致我們或我們的主管人員及員工遭受到不利後果(制裁、懲罰或監禁等);

 (xiv)

進行對系統或設備(例如,Windows操作系統)的用戶認證和授權的資源對選定的用戶提供存取權限;及

 (xv)

與依從法律、規管及內部政策要求有關的監察及採取行動。

(c)

披露個人資料我們會對所持有的該個人資料予以保密,但我們可根據上述第3.2(b)段所列的目的,向以下各方披露或轉移該資料(不論在香港境內或境外):

 (i)

閣下可能被借調或被指派提供任何服務的按揭證券公司集團的任何成員;

 (ii)

任何保險經紀及保險公司;

 (iii)與薪酬安排有關的任何銀行;
 (iv)

與強制性公積金計劃及職業退休計劃安排有關的任何銀行、基金、專業投資者、經紀及安排者;

 (v)

為員工事宜提供行政或其他支援服務的任何服務供應商(例如支薪管理者)及/或我們;

 (vi)

核數師、會計師、稅務顧問、律師、顧問或其他專業顧問;

 (vii)

根據上述第3.2(b)(xi)及(xiii) 段所列的用途,任何法院、裁判院、 行政、政府或規管機構或執法機構;及

 (viii)

得到資料當事人同意的任何人士(包括任何潛在的將來僱主)。

 

3.3  商業伙伴

(a) 

持有的個人資料類別我們收集或索取,並持有擔任計劃參與者、提供貨品、服務和支援予我們的潛在與實際賣家/供應商及潛在與實際商業伙伴的主管人員、代理人或代表(「業務往來者)之個人資料。該個人資料可能包括但不限於身份確認資料、聯絡資料及有關業務往來者的公務身份和就業狀況的資料。

(b)

如何使用個人資料一般而言,我們持有及使用業務往來者的個人資料作以下主要用途:

 (i)

維繫雙方的商業關係;

 (ii)

有關計劃及/或其任何職責及活動的商業、行政、物流及/或推廣安排的商討;

 (iii)

商討貨品或服務的報價或競投;

 (iv)

接洽據合約規定或已商定的貨品、服務及/或支援;

 (v)

於我們屬於其中一方的合約條款或安排下遵守責任及行使權利;

 (vi)

辦理任何回饋意見、要求、申索、查詢或投訴;

 (vii)

核實簽訂法律文件的權力;及

 (viii)依照任何司法、法定或規管要求,遵守任何披露、呈報、存檔、或通知或其他類似的責任(包括依從適用的法律、規例及指引)(不論是香港或其他相關司法管轄區),而我們受其約束,或如未能遵守,會引致我們或我們的主管人員及員工遭受到不利後果(制裁、懲罰或監禁等)。
(c)

披露個人資料我們會對所持有的業務往來者的個人資料予以保密,但我們可根據上述第3.3(b)段所列的目的,向以下各方披露或轉移該資料(不論在香港境內或境外):

 (i)

核數師、會計師、稅務顧問、律師、顧問或其他專業顧問;

 (ii)

提供技術及其他專家意見和服務(包括對貨品及/或服務報價的意見)的任何服務供應商(例如技術專家,職責調查服務供應商等);

 (iii)

提供社區、教育及慈善服務的任何非政府機構;

 (iv)

其他計劃參與者;及

 (v)

根據上述第3.3(b)(viii) 段所列的用途,任何法院、裁判院、 行政、政府或規管機構。

  

3.4  個人資料的準確性及保留

我們有若干程序,只要是合理及切實可行的,保持所持有的資料的準確性、完整性及是與使用個人資料的原來用途相關的。我們旨在維持個人資料是準確及更新的。然而,我們主要依靠相關資料當事人披露所有重要的資料予計劃參與者(向我們提供資料更新)或我們(視何者適當而定),及通知計劃參與者及/或我們該資料的任何不準確之處或變更。

我們維持及執行載有個人資料的紀錄的保留政策,以確保該個人資料的保存時間不超過將該資料被使用於或擬用於某目的而所需的時間。根據我們保留個人資料的內部政策及適用的法律及規例所訂明或容許,我們所收集或索取並持有的各類個人資料均有不同的保留時間。

如欲索取進一步資料,請按下述第4.1 段的聯繫資料與我們的個人資料保障主任聯絡。

 

3.5  個人資料保安

我們已採取適當步驟以保障我們所持有的個人資料,以防止個人資料在未經授權或意外地被查閱、處理、刪除、喪失或使用。此等步驟包括對實體及電子查閱個人資料採取只限於「有需要知道」及「有需要使用」的原則,及內部保安政策和實務規定員工須遵守條例的要求。我們亦會提供相關培訓予員工,包括入職指導及持續培訓,以適當地辦理個人資料。

 

3.6  外判安排

我們的內部資訊科技系統是由內部員工及本地的第三方服務供應商所開發及維修的。該第三方服務供應商不能讀取於我們的資訊科技系統內的個人資料,但在我們的內部資訊科技部門的員工監督下進行維修/檢驗/故障檢修時則除外。當我們外聘的第三方辦理或處理資料,我們會使用合約規範方法或其他合理及切實可行的步驟,以防止個人資料在未經授權或意外地被查閱、處理、刪除、喪失或使用,及要求該第三方資料處理者保存相關資料的時間不得超過處理該資料所需的時間(如適用)。

4. 資料查閱要求及資料改正

4.1

根據條例,個別人士有權向我們查詢我們是否持有他/她的個人資料,並要求我們向其提供該個人資料的副本及更正任何他/她不準確的個人資料。有關要求可用個人資料私隱專員公署所訂明的表格,以書面送交以下地址向個人資料保障主任提出(表格可於 “www.pcpd.org.hk” 網址下載):

 

個人資料保障主任

按揭證券公司集團

香港皇后大道中183 號

新紀元廣場

中遠大廈(高座)34 樓

4.2

我們在辦理查閱或改正資料要求時,會查核提出要求者的身份,以確保他/她在法律上有權作出該要求。因此,我們可能會需要該要求者提供他/她的身份證明(例如出示他/她的香港身份證或其他身份確認文件)。如要求由「有關人士」(定義見條例)作出,他/她須提供其身份的證明、相關的資料當事人的身份及顯示他/她作為「有關人士」的身份的文件(例如由資料當事人簽署的授權書、出生證明書或法庭命令)(視情況而定)。如我們不能合理地核實資料當事人的身份或提出要求者與資料當事人之間的關係,我們會拒絕依從該要求。

4.3

根據條例的相關要求,在收到任何查閱或改正資料要求後的40日內,我們會於切實可行的範圍內盡快以書面回覆該要求。

4.4

我們有權就處理任何資料查閱要求收取並非超乎適度的費用。

5. 查詢

若閣下對《本聲明》有任何疑問,或如欲垂詢我們的私隱政策及實務的詳情,請按上述第4.1段的聯繫資料與我們的個人資料保障主任聯絡。

6. 條例下的權利不受限制

《本聲明》並不限制資料當事人在條例下的任何權利。

7. 本私隱政策聲明之修訂

我們可不時修訂或更新本私隱政策聲明。

 

 

 

 

香港按揭證券有限公司

二零一九年九月

重要通知

1) 收集個人資料聲明(2019年2月).pdf
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